随着以电脑为中心的多媒体技术的普及和提高，给会议工作带来了新的手段和方法，尤其是近几年，视频会议、远程教学等可视化信息技术在会议室领域得到广泛应用，多媒体会议室以其功能的多样性（如现场会议、学术报告、培训教学等）得到迅速普及。在多媒体会议室里不管是作报告、总结、汇报、介绍产品等等，用电脑互动操作的图、文、声、影、画展示，充分调动了与会者的感官知觉，大大提高了会议效果。可以说，多媒体在办公领域中，也越来越体现出它的优势。
以前的会议室是“讲台放几支麦克风/墙上挂几支大喇叭，领导就作报告，听众纸笔纪录。”这种落后的会议模式远远不能满足现在高速交流的信息时代对会议系统的要求。要知道，一个标准的多媒体会议室至少应包含计算机系统、投影显示系统、A/V系统、房间环境系统等几个部分。
随着这些幻灯机、投影机、录像放像设备、扩声器材等各类电子会议设备大量进入会议场所，多媒体会议室的要求就越来越高。而在会议过程中往往不能将这些设备最充分地发挥，需要会议工作人员手工操作，常常会因各类设备的频繁切换、环境的按需控制导致这些工作人员手忙脚乱，这样不仅降低了会议效率，还给会议的保密性带来诸多问题。那怎么配置一个好的多媒体会议室呢？在此我们整理了一些来自系统工程商的一些经验总结，希望能给经常接触多功能会议室的朋友一些经验及使用技巧上的帮助。
系统概述
就拿一个容纳10-15人左右的小型多功能会议厅来说，设计原则以能举办各种类型的会议、培训、报告、教学、学术交流为目标，该系统的设计就是提供满足以上功能实现的活动环境。根据实际工程经验，我们将整个会议系统划分成以下几个子系统：大屏幕投影显示系统、会议音响视讯系统、中央集成控制系统等几个主要部分。这个系统的设计是本着以下几个原则：
先进型性原则
采用的系统结构应该是先进的、开放的体系结构，和系统使用当中的科学性。整个系统能体现当今会议技术的发展水平。
实用性原则
能够最大限度的满足实际工作的要求，把满足用户的业务管理作为第一要素进行考虑，采用集中管理控制的模式，在满足功能需求的基础上操作方便、维护简单、管理简便。
可扩充性、可维护性原则
要为系统以后的升级预留空间，系统维护是整个系统生命周期中所占比例最大的，要充分考虑结构设计的合理、规范对系统的维护可以在很短时间内完成。另外，在保证系统先进、可靠和高性能价格比的前提下，通过优化设计达到最经济性的目标。
系统设备选型原则
一般情况下，我们建议选器材都要选用国际知名的器材，以及有雄厚实力和绝对优秀技术支持能力的厂家、代理商，以保证设计指标的实现和系统工作的可靠性。而且基本上选用同类产品中技术最成熟、性能先进、使用可靠的产品型号，以保证器材和系统的先进性、成熟性。还有，要选用高度智能化、高技术含量的产品，建立系统开放式的架构，以标准化和模块化为设计要求，既便于系统的管理和维护使用，又可保持系统较长时间的先进性。
会议室布局要点和技巧
会议室的布局也非常重要，有了好的设备如果没有好的环境一样发挥不出它的完美效果！在会议室除了需要投影等必需暗光照的要求外，会场还要保证有足够的光照，因为，投影机的使用并不是整个会议过程的全部，有一定光照是必不可少的。另外，通风、温度和湿度也要注意，会议室开会的人多，通风不良会使二氧化碳的浓度增加，而且还会导致环境温度和湿度的偏高，引起有些人头痛、疲倦等不适反应，所以会场的温度保持在20~25°c较为理想，相对湿度以30~60%之间为宜。
而对于噪声控制及声学处理的办法有很多，对于声学处理，应考虑频率特性控制、回声控制及噪声控制。频率和回声控制，可通过控制室的调音台，用增设的优质功率放大器，控制高、中、低音，并可通过扬声器环绕放置会场四周，使与会者有身临其境的感觉。噪声控制主要是隔音与吸音效果控制，隔音主要是指选用双层窗户隔离外界噪音，一些电器设备的主要部件安装在控制室，以避免电感性电气设备噪音；吸音指室内应铺地毯、吊天花板，会议室四周墙壁不宜太光滑，最好装有隔音材料并用软布包装，保证室内噪音小于40分贝。麦克风与音箱应保持合适距离及方向，降低会议室的回声以形成良好的开会环境。
系统设备分析
一般情况下，投影机的安装方式主要分两种：正面投影方式和背面投影方式。这里选用了后者，背投方式是指投影机与观众分别在屏幕的两侧，投影机安装在屏幕的正后方。其特点是受外界光线影响较小，投射到屏幕背面的光线只是投影机投射出来的光线，无需将观众席的光线调到很暗，具备较高的图像对比度，投射的光线不会被人员挡住，外观气派非凡，需要较大安装空间和价格较高的背投硬幕。
会议音响视讯系统
会议音响视讯系统能完成对各种图文信息（包括各种软体的使用、DVD/CD碟片、录像带、各种实物、声音）的播放功能；实现多功能厅的现场扩音、播音，配合大屏幕投影系统，提供优良的视听效果。包括DVD、VCR（录像机）、MD机、实物展台、调音台、麦克风、功放、音箱、数字硬碟录像机等设备构成。
中央集成控制系统
在会议室中要求中央集成控制系统操作简单、人性化、智能化，可靠性高；尽量多的体现出各种设备的卓越功能，让所有设备工作在最佳状态，发挥设备的最大功效；为完善操作人员的系统工作，能够实现计算机网路控制功能，完成远端监视、远端同步控制、远端维护等等功能，能够控制DVD、录像机、MD进行播放、停止、暂停等功能；能够控制投影机，进行开/关机、输入切换等功能，并能够控制电动吊架、屏幕，实现上升、停止、下降等功能；能够控制实物展台进行放大、缩小等功能；能够控制音量，进行音量大小的调节功能；能够控制A/V榘阵、VGA榘阵，实现音视频、VGA信号自动切换控制功能能够控制房间的灯光和窗帘，自动适应当前的需要等等。
