视频会议会场系统是指安装在视频会议室中，能对本会场进行声音拾取、扩声和图像摄取与显示，并能实时向远端会场发送本会场信息，以及播放和显示远端会场传送的声音、图像、数据等多媒体信息的系统。随着通信及多媒体技术的飞速发展，视频会议已经成为政府机构、企事业单位日常办公、远程协作的重要沟通工具。

目前的视频会议应用中，视频会议室管理分散、条件各异、缺少统筹等现状，往往容易造成对视频会议会场系统建设的忽视，使得视频会议会场系统建设水平相对滞后，影响视频会议整体效果，成为视频会议应用的瓶颈，因此必须加以重视。

会场系统建设值得重视

视频会议室是与会人员召开视频会议的场所，用户通过安装在会议室中的音像、灯光等设备组成会场系统，收听、收看远端会场发送来的声音、影像及文件资料，并将本地会场的声音、影像及文件资料传送到远端会场。视频会议会场系统的建设质量直接影响到视频会议的效果，只有符合视频会议的各项技术要求，才能确保良好的视听条件，而高质量的视频会议会场建设，则能带来以下方面的效益。

有利于提高视频会议体验

当前，视频会议系统已经发展至高清阶段，高保真的声音和图像能够带给用户更加真实的视觉和听觉体验，从而极大地提升会议效果。这些高清视频信号和音频信号，经过视频会议系统的编解码和传输，最终都要通过摆放在视频会议室中的会场系统还原成声音和图像。假设会场系统达不到高清标准，用户最终也无法体验到高清效果，会议效果会大打折扣。因此，高清视频会议必然要求全程设备的高清化，这对视频会议会场系统的建设提出了更高的要求。另外，会场系统的好坏不仅影响本地视频会议体验，同样也会影响到远端会场的用户体验，例如本地会场拾音设备出现问题或光线过暗，都会影响到远端会场用户的收听收看效果。因此，加强视频会议会场系统的建设，将显著提高用户的视频会议体验。

有利于设备的正常运行

视频会议系统除视频会议终端外，其余设备均安装在机房中，机房环境有利于设备运行的持续稳定。而对于视频会议会场系统，由于设备安装在视频会议室中，缺乏类似机房的运行环境，因此更需要重视建设工作。此外，设备的安装位置也直接影响到用户的使用效果。视频会议会场系统中常被固定安装的设备，有显示器、摄像头、话筒、音箱、投影机、投影幕，此外还包括一些音像控制及切换设备，如矩阵和调音台等。有条件的视频会议室可以为音像控制和切换设备单独配置设备间，不具条件的会议室也应为这些设备配置机柜。上述多媒体设备均有一定的使用环境要求，如用电、散热等。只有确保良好的使用环境，才能提高上述设备的可靠性和稳定性。

有利于设备的运维操作

视频会议召开期间，伴随会议议程的不断推进，会有大量的镜头画面切换以及声音切换调整等操作。视频会议会场系统建设的设计阶段，如果充分考虑了后期的操作需求，应为运维人员预留专用的设备控制间，这样的控制间不仅可以让操作人员方便操作现场的各种多媒体设备，还能及时观察到会议现场情况。即使不具备条件设立单独控制间的视频会议室，也应该考虑现场操作的需求，在会场预留运维人员的操作席位和线路接口。使用远程控制手段完成设备操控的会议室，也应在视频会议会场系统建设设计阶段考虑远程监控工具的接入事项，以确保运维人员可以在远程操控席位监控现场设备及会议情况。

自行建设分散管理现象突出

视频会议是政府机构、企事业单位实现内部分支机构间远程协作的办公工具。通常情况下，视频会议系统是由各单位由上至下统一规划、统一建设、统一管理的，而视频会议室由于分散在各分支机构，会场系统多是由分支机构自行建设、自行管理的。

由于建设年代不同，老旧的视频会议会场系统无法满足高清视频会议的技术要求。即使是新建视频会议会场系统，如果建设阶段未受到足够重视，因使用需求考虑不全，也易造成建成后的视频会议会场系统部分功能的缺失，影响视频会议应用。

此外，各分支机构视频会议室除了作为视频会议召开的场所以外，还会用于普通会议，因此使用需求呈现出多样化。必须由上至下对视频会议会场系统建设需求进行梳理，区分出通用需求与可选需求，形成一套全面的建设需求规范，从而保障机构整体视频会议会场系统建设需求得到满足。

视频会议会场系统建设往往源自于办公场所的新建、扩建项目。视频会议会场系统在这些建设项目中所占比重小，其专业性易被忽视，主要因为设计阶段缺少专业技术人员的参与，易出现各种各样的建设问题。工程结束后，这些问题又逐渐演变成了管理和使用问题。

多角度加强会场系统建设

上述问题造成视频会议会场系统条件各异、情况复杂，无法达到整齐划一的会场效果，严重制约了视频会议的整体应用水平。为解决上述问题，应考虑采取以下措施。

第一，统一规划，建立规范。为提升视频会议整体应用水平，就必须抓好视频会议会场系统建设的顶层规划与设计。要在全面梳理所辖分支机构视频会议室建设情况的基础之上，结合本单位视频会议应用的实际情况，制定出视频会议会场系统建设规范。规范应该重点包括各分支机构视频会议室建设需求、设计标准、关键设备性能指标、建设工程要求等内容。

第二，遵守相关标准、抓好工程管理。视频会议会场系统的建设要严格遵守国家的相关设计标准，如《会议电视会场系统工程设计规范》、《建筑照明设计标准》、《视听、视频和电视系统中设备互连的优选配接值》、《传声器通用技术条件》等。要制定并严格落实建设工程质量管理方案，重视工程的监理工作，确保设计方案的落实和工程质量。

第三，做好系统测试与验收。视频会议会场系统建设实施完毕后，整体的系统测试与验收是必不可少的。在测试中如发现问题、应及时与工程实施单位进行有效沟通，持续改进直至达到预期要求，并通过验收程序。最后还要注意做好设备操作使用文档的编写工作，并组织对运维管理人员的技术操作培训。